Column: Vergadermoeheid | Levensmiddelenkrant

Column: Vergadermoeheid

Vergaderen. Als we met z’n allen iets heel veel doen is het vergaderen. Het liefst tot we een ons wegen. Maar wat voor nut heeft het eigenlijk? En wat kunnen we verbeteren of er zelf aan doen?

Om met dat laatste te beginnen; vraag jezelf af of je wel bij betreffende vergadering aanwezig moet of wilt zijn. Is het omdat het écht belangrijk is voor je en je inbreng gewenst is. Of is het simpelweg omdat je een bepaalde functie hebt of op een bepaalde afdeling werkt.

Ik heb talloze vergaderingen meegemaakt waarbij mensen simpelweg ‘aanzitten’. Gewoon heel onvoorbereid ter plekke de notulen van vorige vergadering openen en aanhoren waar het nu weer over gaat. Vervolgens een paar keer instemmend knikken naar de voorzitter en om het kwartier “zeker” of “helemaal eens” roepen. Dat doet het altijd lekker bij de voorzitter of spreker. Vervolgens wacht je op de plaspauze om te vragen aan je buurman waarover het precies gaat.

Ook grappig is om een externe uit te nodigen. Dit kan ook een collega van een andere afdeling zijn. Die laat je dan een PowerPointpresentatie maken en een uurtje praten over een oninteressant onderwerp. Kun je lekker met je mobieltje onder de tafel je mailtjes bijwerken.

Bij de meeste bedrijven hebben ze hier iets op gevonden. Die hebben een mooi reglementje opgesteld om effectief te vergaderen. Daar staan dan punten op als: beperk het aantal deelnemers, kom op tijd, lees je notulen van de vorige vergadering, breng agendapunten in, plan korte vergaderingen en maak actie- en besluitenlijst. Tsja. Ik heb zelfs ooit een afsluiter gezien die ik prachtig vond; “Laat uw vergaderzaal netjes achter”. Mooi toch!

Vergaderen ‘nieuwe stijl’ is ook leuk. Dat zijn stand-ups van een kwartier waarin iedereen moet zeggen wat hij vorige week heeft gedaan en moet aangeven wat hij komende week gaat doen. Haha. “Ik ben vorige week bij een klant geweest en komende week ook.” Next.

Moeten we er dan helemaal mee stoppen? Nee hoor. Maar bedenk van te voren met wie, wanneer, hoe en bovenal waarom. Neem ook eens het kostenaspect onder de loep, je schrikt je rot! Of denk je dat het alleen maar opbrengsten geeft als je een team uit het hele land bij elkaar roept om een uurtje of twee te orakelen. De meesten zitten er simpelweg niet op te wachten. Die willen uiteindelijk toch gewoon hun taak/werk doen want dat blijft gewoon liggen.

Dus beschouw vergaderen als het drinken van alcohol; doe het met mate!

Rob van Herpen
Is eigenaar van CaminoR Advies B.V.